V zápisech z porad, z plánů týmů mám zkušenosti ohledně plnění samostatných úkolů. Zápis je maximálně o osobě, která má úkol udělat, ale toť vše. Tedy velká chyba.
Otázkou je, zda si lidé uvědomují že odpovědnost je jenom slovo a krásné řeči, ale důležité si je uvědomit, že TU odpovědnost máme v nějakém čase, tedy odpovídáme za něco do nějaké doby, přesně stanovené, jinak je to právě TO prázdné slovo, jenom promiňte kecy……
Jak je to s TOU přesně určenou dobou ? Jsou zde dvě možnosti:
- Dobu určenou ke splnění jakéhokoliv úkolu určuje vždy nadřízený.
- Dobu u zkušených nadřízených si na výzvu manažera můžete určit i vy sami, ale pozor! Uvedu zde příklad.
Úkol pro XY, manažer se ptá – Do kdy jste schopen/schopna úkol splnit ?
YX odpovídá – do 5.10, čtvrtek do 8.00 hodin
Manažer – OK, to je v pořádku.
Co nastává? Osoba XY musí termín bezpodmínečně splnit, když je udělá dříve, pošle dříve, ale nikdy, opakuji nikdy ne pozdě, tedy 5.10 čtvrtek 8.00! Přes to vlak nejede!!!!
Doba určená ke splnění úkolu může vyplynou s doby plnění úkolu týmem, vždy by to neměl být konečný termín, tedy měla by zde být tzv. časová doba pro jakékoliv prodloužení. Nemám rád používání anglických slov v češtině. U nás se ale ustálil pojem DEADLINE
Pozor, jedna důležitá rada pro manažery, podřízení tento konečný termín nesmí znát, jinak vše odevzdají na poslední chvíli, ale to je kapitola řízení/vedení/ kontroly……..
Malý příběh z praxe.
Byl jsem pozván do firmy, která měla cca 10 manažerů a měli poradu, která
začínala v pondělí odpoledne v 13.00, po obědě. Porada začínal kávou
a všichni měli na stole zápis
z porady v papírové podobě, který byl nejdelším zápisem za můj
poradenský život, na stoje ležela složka o 10ti stránkách, bez termínů, někde
nebyly ani jména , kdo za úkol odpovídá.
Pracovníci se scházeli dalších 15 minut, tedy začalo se po usazení, kecání, co kdo dělal o víkendu……ve 13.30 , kdy majitel firmy ťukal do hrnku s kafem, aby všechny zklidnil!
V 20.00 jsme nebyli ještě ani v polovině minulého zápisu, který se kontroloval. Díky výmluvám, odkládáním úkolu, byly tam úkoly i půl roku staré!!!! Večer byla cca 30 minutová přestávka, opět se začalo až po hodině, tedy v 21.00. Byl jsem jak na trní poradu ukončit, ale říkal jsem si, uvidíme, co kdo vydrží, zda manažer pochopí? Manažer nepochopil chybu, neznal ji, byl zvyklý na porady trvající do noci.
V 02:00 jsem vstal, vzal zápis, roztrhal ho a všechny včetně manažera poslal domů. Důležitá věta byla – běžte se vyspat, zítra v 9.00 všichni tady a budete připravení, přesně v 9.00 už s kávou začínáme. Bledost některých neznala mezí, majitel-manažer přikývl. Následný den jsme vše vyřešili za 3 hodiny a zápis byl na ¾ strany A4.
V sobotu ten samý týden byl celodenní trénink – všichni přišli, všichni perfektně ragovali a následná porada trvala 2,5 hodiny, následně se porada ustálila mezi 1,5 až 2 hodinami. Byla to krása vidět ty samé zaměstnance, jak perfektně vše zvládají. Nic není ideální, 15 % personálu muselo odejít, nechtěli TO pochopit. Díky kvalitě práce a řízení času to zbytek minulého týmu zvládl. Plat těch 15ti % majitel rozdělil mezi ostatní, část si ještě ponechal na odměny.
Nakonec jeden z nástrojů, dle mého soudu ten nejlepší, který velmi hodně pomohl všem těm manažerům ve výše jmenované firmě, a pomáhá nejen jim. Jde o manažerský systém řízení času ADK.
Odpovědnost v čase funguje i v rámci self managementu. Jedná se o řízení času sebe sama.
