manažer Archivy - Miroslav Sanytrák

V zápisech z porad, z plánů týmů mám zkušenosti ohledně plnění samostatných úkolů. Zápis je maximálně o osobě, která má úkol udělat, ale toť vše. Tedy velká chyba.

Otázkou je, zda si lidé uvědomují že odpovědnost je jenom slovo a krásné řeči, ale důležité si je uvědomit, že TU odpovědnost máme v nějakém čase, tedy odpovídáme za něco do nějaké doby, přesně stanovené, jinak je to právě TO prázdné slovo, jenom promiňte kecy……

Jak je to s TOU přesně určenou dobou ? Jsou zde dvě možnosti:

Dobu určenou ke splnění jakéhokoliv úkolu určuje vždy nadřízený.
Dobu u zkušených nadřízených si na výzvu manažera můžete určit i vy sami, ale pozor! Uvedu zde příklad.

Úkol pro XY, manažer se ptá – Do kdy jste schopen/schopna úkol splnit ?

YX odpovídá – do 5.10, čtvrtek do 8.00 hodin

Manažer – OK, to je v pořádku.

Co nastává? Osoba XY musí termín bezpodmínečně splnit, když je udělá dříve, pošle dříve, ale nikdy, opakuji nikdy ne pozdě, tedy 5.10 čtvrtek 8.00! Přes to vlak nejede!!!!

Doba určená ke splnění úkolu může vyplynou s doby plnění úkolu týmem, vždy by to neměl být konečný termín, tedy měla by zde být tzv. časová doba pro jakékoliv prodloužení. Nemám rád používání anglických slov v češtině. U nás se ale ustálil pojem DEADLINE

Pozor, jedna důležitá rada pro manažery, podřízení tento konečný termín nesmí znát, jinak vše odevzdají na poslední chvíli, ale to je kapitola řízení/vedení/ kontroly……..

Malý příběh z praxe.
Byl jsem pozván do firmy, která měla cca 10 manažerů a měli poradu, která začínala v pondělí odpoledne v 13.00, po obědě. Porada začínal kávou a všichni měli na stole zápis z porady v papírové podobě, který byl nejdelším zápisem za můj poradenský život, na stoje ležela složka o 10ti stránkách, bez termínů, někde nebyly ani jména , kdo za úkol odpovídá.

Pracovníci se scházeli dalších 15 minut, tedy začalo se po usazení, kecání, co kdo dělal o víkendu……ve 13.30 , kdy majitel firmy ťukal do hrnku s kafem, aby všechny zklidnil!

V 20.00 jsme nebyli ještě ani v polovině minulého zápisu, který se kontroloval. Díky výmluvám, odkládáním úkolu, byly tam úkoly i půl roku staré!!!! Večer byla cca 30 minutová přestávka, opět se začalo až po hodině, tedy v 21.00. Byl jsem jak na trní poradu ukončit, ale říkal jsem si, uvidíme, co kdo vydrží, zda manažer pochopí? Manažer nepochopil chybu, neznal ji, byl zvyklý na porady trvající do noci.

V 02:00 jsem vstal, vzal zápis, roztrhal ho a všechny včetně manažera poslal domů. Důležitá věta byla – běžte se vyspat, zítra v 9.00 všichni tady a budete připravení, přesně v 9.00 už s kávou začínáme. Bledost některých neznala mezí, majitel-manažer přikývl. Následný den jsme vše vyřešili za 3 hodiny a zápis byl na ¾ strany A4.

V sobotu ten samý týden byl celodenní trénink – všichni přišli, všichni perfektně ragovali a následná porada trvala 2,5 hodiny, následně se porada ustálila mezi 1,5 až 2 hodinami. Byla to krása vidět ty samé zaměstnance, jak perfektně vše zvládají. Nic není ideální, 15 % personálu muselo odejít, nechtěli TO pochopit. Díky kvalitě práce a řízení času to zbytek minulého týmu zvládl. Plat těch 15ti % majitel rozdělil mezi ostatní, část si ještě ponechal na odměny.

Nakonec jeden z nástrojů, dle mého soudu ten nejlepší, který velmi hodně pomohl všem těm manažerům ve výše jmenované firmě, a pomáhá nejen jim. Jde o manažerský systém řízení času ADK.

Odpovědnost v čase funguje i v rámci self managementu. Jedná se o řízení času sebe sama.

Kardinál Richelieu a jeho odkaz francouzským panovníkům:

„Když si Jeho Veličenstvo vybralo rádce, je na něm, aby vytvořilo podmínky k práci pro slávu a blahobyt království, k tomu jsou nutné čtyři hlavní věci:

Aby Jeho Veličenstvo mělo důvěru ke svým rádcům a ti aby o tom věděli

Aby Jeho Veličenstvo jim nařídilo mluvit s Ním zcela otevřeně a ujistilo je, že tak mohou činit bez strachu

Aby Jeho Veličenstvo s nimi jednalo trochu liberálně a aby věřili, že jejich služby nezůstanou bez odměny

Aby Jeho Veličenstvo jim dávalo zmocnění, že se nemusejí obávat ani lstí, ani moci těch, kteří by se jich rádi zbavili“

Nevím, kde jsem toto kdysi „vyhrabal“ jinak bych uvedl zdroj a moc se omlouvám autorovi, ale moc se mi to líbilo. V mnohých firmách i stáních institucích by tyto moudra měli mít vyvěšené v kancelářích a brát TO jako základní modlitbičku každý den.

Když se hluboce zamyslíme na těmito čtyřmi doporučeními, zjistíme, že jsou platná stále.

Zjistíme:

Že ač sebevíce budete ovládat self management, time management, marketing management a všechno umění komunikace, neznamená to, že budete ve firmě, kde pracujete, dostatečně ohodnocen(a).
Že sem tam budete prožívat i nějakých strach z kolegů a kolegyň, které vám budou závidět váš úspěch,
Že se budete bát a přetvářet při jednání s majitelem firmy, resp. se svým zaměstnavatelem, apod.

Doporučení:

V případě, že jste manažery, zamyslete se nad sebou samými, zda patříte mezi lidi, které se těmito body zabývají, či budou zabývat.
Podívejte se každé ráno do zrcadla a uvědomte si, že ve vašem nepsaném popisu pracovního místa je „rozdávat úsměvy“ a tak dosáhnout toho, aby vaši zaměstnanci měli dobrou náladu, být právě přísní a spravedliví.
Ti z vás pánové a dámy, kteří si stále stěžujete, přicházíte do kanceláří, do firem a už z dálky křičíte, že jste utahaní a nemáte čas, dejte se dohromady. Jinak se stane, že si na tuto pozici tak zvyknete, že se z vás stanou „nervově pokroucení chcípáci“ a v případě, že máte nad sebou dobrého pozorovatele a přitom majitele firmy, budete dřív nebo později odejíti. A jestli jste majitelé firem či státní úředník na vysokém postu, předejste rychle svoji funkci a vezměte si dlouhou dovolenu, na které se dáte dohromady, půjde TO ale těžko.
Vy státní úředníci, kteří jste často kritizování aneb po boji je každý generál a těch generálů v poslední době přibývá, především těch opozičních, kteří jsou často chytří jak rádio, jak oni by to udělali….a přitom by TO třeba udělali hůře. Vždy platí a bude platit, že se něco děje aneb stále se něco děje. Potom však je zde kritika aneb stále platí a bude platit nikdy se nezavděčíte lidem všem ač TO děláte zodpovědně, poctivě a slušně.
Uvědomte si používání vedení a řízení a poučte se, co je vedení a co je řízení ve všech oblastech personálních věcí .
V případě, že jste přímo majiteli či vedoucími státními úředníky a zároveň patříte mezi ty, co neumějí svým zaměstnancům poděkovat, své zaměstnance dostatečně motivovat, pak se skutečně zamyslete. Může stát, že vám stoupne zbytečně fluktuace a vaši zaměstnanci nad vámi zapláčou i když Vám to ze strachu neřeknou.