Ve své každodenní praxi se u podnikatelů setkávám s problémem řízení porad. Řízení porad má určitá specifika a dnes se budeme zabývat jedním z nich. Jedná se o zvláštní řízení porady. Tvůrce této metody – Alex Osborn – ji zamýšlel jako doslova „útok mozků na zadaný problém“ (brain-mozek, storm-bouře či útok). Cílem této porady je v co nejkratším čase navrhnout, najít co nejvíce řešení. Nutno podotknout jakýchkoliv řešení, jedná se o útok mozků, tedy co koho v ten okamžik napadne! Metoda se hodí na problémy, kde je možné se zeptat otázkou: „ Jak…???, je možné toto…????, o co se jedná…???“ Princip této zvláštní techniky řízení porady spočívá v následujícím postupu.

1. Do jedné místnosti se sezvou pracovníci firmy na pokud možno stejné úrovni řízení.Někteří specialisté uvádí rozdělení – kolem 50% odborníci v oboru, 20 až 25% laici, zbytek odborníci příbuzných oborů. Skupina pracovníků dokáže v krátkém čase vyslovit větší množství nápadů, než stejný počet pracovníků jednotlivě. Je nutné se vyvarovat osob bez patřičného humoru, osob pasivních, osob vyhledávajících neustálé konfliktní situace. Účastníci musí být lidé schopni oprostit se od každodenních stereotypů, lidé draví, lidé chtějící řešit situace, chtějící se poprat se situací, lidé aktivními.

2. Vedoucí= řídící porady je určený pracovník, který na tabuli (tabule, flipchart) napíše znění jednoho problému. ( Používám úplně jiné slovo, než je slovo problém, ale to se dočtete v jiné kapitole)

3. Řídící porady postupně vyzývá účastníky porady o rychlou, okamžitou odpověď, kterou opět zapíše na tabuli a všichni ji před sebou vidí. Účastníci porady musí odpovídat tak, aby již vyřčené řešení problému se již neopakovalo, tedy první účastník reaguje a říká řešení, druhý reaguje a nesmí říci řešení předcházející, třetí reaguje a nesmí říci dvě řešení předcházející. Tak se neustále pokračuje, až prakticky není co nového říci.

4. V průběhu porady je doslova zakázána jakákoliv kritika odpovědi, povolena je však jakákoliv fantazie a inspirace předcházející odpovědi.

5. V případě skupiny pracovníků z různých stupňů organizačního schématu zde nadřízenost a podřízenost nemá místo.

Čas věnovaný této poradě je dán počtem účastníků, který by neměl překročit 12 osob,ale není to pravidelm. Porada trvá maximálně 6-10 minut. Metodu jsem prováděl i s 2 pracovníky, i s 20 pracovníky a vždy jsme velice rychle dospěli k výsledku. Takže opět mohu dokladovat, že výše jmenované pravidlo o počtu osob neplatí. Důležitou složkou je „řídící porady“. Musí to být člověk zkušený, komunikativní, respektovaný celou skupinou, ovládající rychle reakce a schopný skutečně řídit poradu. Především musí to být člověk, který dokáže skupinu vyprovokovat, strhnout k řešení jmenované situace. Celý princip se zdá velice jednoduchý, jednoduchým také je, ale v případě neumění komunikovat, neumění přesně vyjádřit a pojmenovat žádoucí řešení situace nemá význam se do této porady pouštět. U mnohých firem se stává, že pracovníci neumí pojmenovat, transparentně popsat problém. Slovo problém se mi vůbec nelíbí a lidé-zaměstnanci ho užívají dost často. Lidé-podnikatelé by měli své zaměstnance naučit místo neustálých problémů takzvaně „řešit dané situace“ a slovíčko problém vůbec neužívat. Pracovníci, kteří stále mají problémy, často si je i vyhledávají, nepatří mezi kvalitní pracovníky jakékoliv firmy. Problematický člověk neustále se vymlouvající na problémy, „ fňukající“ a čekající na ukončení pracovní doby nemá místo ve zdravé a dravé firmě.

Po ukončení porady se odpovědi zpracují podle určených kritérií. Tato fáze porady je obtížná a velice důležitá-rozhodující.